суббота, 14 февраля 2015 г.

Организация выездной церемонии.

Только профессиональный организатор с опытом работы предусмотрит все форс мажоры
Сегодня  решила написать подробнее именно об организации и координировании Выездной церемонии. Увы но многие клиенты не могут оценить насколько это важно и трудозатратно. На протяжении нескольких лет в наши готовые пакеты услуг входили услуги по организации церемонии, но в связи с тем, что объем заказов велик, а работы над организацией каждого мероприяти очень много (взять хотя бы постоянные звонки, поездки, встречи, переписку с заказчиком и подрядными службами, составление документации и прочее), мы решили больше не делать это бесплатно. И в этой статье мы пясним почему организация необходима, а также за что Вы заплатите заказав ее.

Список дел организатора выездной церемонии:
  • Втреча с клиентами, обсуждение пожеланий, начальное консультироваие
  • Разработка концепции торжества
  • Подготовка предложения для клиента,предложение по площадкам, декору  подрядчикам..
  • Встреча с клиентом. Презентация подготовленного предложения. Утверждение концепции и эскизов.Утверждене подрядчиков. Обсуждение тайминга.
  • Разработка тайминга, отправка его клиенту  задействованным лицам.Внесение предоплаты подрядчикам, заключение с ними договоров.
  • Выездная встреча, осмотр площадок для выездной церемонии (два варианта), обсуждение зонирования и расстановки оборудования.
  • Помощь в подборе музыкальных композиций.
  • Организация репетиции на месте проведения церемонии.
  • Ведение всей переписки и решение всех возникающих вопросов с представителями площадки и подрядчиками( аренда, списки ввозимого оборудования, сбор номеров автотранспорта доставщиков, утверждени времени и дат ввоза и вывоза, монтажа и демонтажа обоудования)
  • Обзвон подрядчиков на кануне торжества с уточнениями тайминга и готовности.
  • Переписка и общение по телефону с клиентами в течении всего периода подготовки торжества.
  • Работа по координированию на площадке в день свадьбы (контроль подрядных служб,соблюдение тайминга, встреча гостей, помощь в их размещении на площадке, необходимый инструктаж).
  • Осуществление необходимых финансовых расчетов на площадке, от имени заказчика.
  • Решение форс мажорных ситуаций. 
  • Подборка необходимых ознакомительных материалов для заказчика (например, по написанию, текстов, клятв итд)
Теперь когда Вы наглядно увидели в общих чертах список дел сваденого организатора, Вы можете себе представить сколько это занимает времени у нас и наших сотрудников. Но кроме времени мы тратимся на накладные расходы, бензин, телефон итд...Работа по организации любого мероприятия требует опыта и знаний, которыми к сожалению жених с невестой зачастую не обладают именно по этому у них процесс подготовки займет еще больше времени, а траты увеличаться в разы.

Решайте сами нужен ли Вам свадебный организатор, но помните взяв на себя организацию, Вы возьмете на себя всю ответственнность и все мероприятие проведете как на иголках.

Комментариев нет:

Отправить комментарий